1）對公司文件進行分類收存。類別為質(zhì)量體系文件、非質(zhì)量體系文件兩類。

2）公司文件由項目資料室作接收登記。

3）項目資料員在接到公司文件后，根據(jù)文件歸屬類別附上文件傳閱學習單送項目經(jīng)理。項目經(jīng)理學習之后，在文件傳閱學習單上簽署意見，并決定該文件的學習或傳閱范圍，保存?zhèn)鏖営涗?。重要文件由技術負責人或各室主任組織學習，留下學習記錄。

4）職業(yè)安全、環(huán)境管理方面公司文件由資料室統(tǒng)一作接收記錄，文件存于環(huán)境管理員處，由環(huán)境管理員作文件傳閱學習記錄。

5）甲方、監(jiān)理等外來文件和會議紀要等，由資料室統(tǒng)一做接收記錄，項目經(jīng)理閱后確定學習、傳閱、落實人員，傳閱登記后資料室統(tǒng)一存檔。

6）資料盒內(nèi)應編制文件目錄，以便于查閱。

7）作廢文件由項目總工做留存或銷毀處理意見，留存作廢文件進行標識，單獨存放，編目，同時在原收文記錄上標明作廢及銷毀日期。

8）質(zhì)量體系投入運行后設立的項目經(jīng)理部，要及時到企管部申請領用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》，并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。

9）項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料，到新的崗位后，需要時再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后，繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。