建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級和傳閱工作程序后，必須進行科學(xué)的分類后進行存放。這樣既可以滿足工程項目實施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)備有存放監(jiān)理文件資料的專用柜和用于監(jiān)理文件資料分類存放的專用資料夾。大中型工程項目監(jiān)理信息應(yīng)采用計算機進行輔助管理。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點及監(jiān)理與相關(guān)服務(wù)內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門應(yīng)明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類應(yīng)根據(jù)工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗收程序等，并結(jié)合項目監(jiān)理機構(gòu)自身的業(yè)務(wù)工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

項目監(jiān)理機構(gòu)信息管理部門應(yīng)注意建立適宜的文件資料存放地點，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。

資料夾裝滿或工程項目某一分部工程或單位工程結(jié)束時，相應(yīng)的文件資料應(yīng)轉(zhuǎn)存至檔案袋，袋面應(yīng)以相同編號予以標識。